Giao kết hợp đồng bằng phương thức điện tử để nắm bắt cơ hội từ EVFTA

Hiệp định EVFTA có hiệu lực mở ra một chương mới cho câu chuyện xuất nhập khẩu và giao thương của Việt Nam với Liên minh Châu Âu EU. Để tham gia được vào sân chơi lớn, chúng ta cũng phải nắm bắt luật chơi chung và xu thế chung. Khác với việc giao kết hợp đồng bằng chữ ký sống trên văn bản như khi giao kết với các doanh nghiệp trong nước, để nhanh chóng thực hiện giao kết một cách có hiệu quả, các phương thức giao kết hợp đồng điện tử đang được chính là một trong những vấn đề đáng quan tâm trong thời buổi hội nhập sâu rộng hiện nay.

Digibank CMS- Sample image floating

Giao kết Hợp đồng thương mại điện tử hiện đã phổ biến tại rất nhiều quốc gia phát triển, phần đông đã chuyển sang sử dụng phương thức giao kết này thay cho ký sống lên các bản giấy của Hợp đồng và gửi qua lại như cách mà hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam vẫn làm. Việt Nam cũng đã có một số văn bản hướng dẫn về loại hình giao kết hợp đồng điện tử và chữ ký số. Bởi lẽ Hợp đồng điện tử và chữ ký số có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu thủ tục hành chính rắc rối, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời đảm bảo việc xác nhận và thực hiện hợp đồng có thể diễn ra thuận lợi và an toàn hơn.

Cụ thể, vào năm 2005, Chính phủ Việt Nam ban hành Luật Giao dịch điện tử nhằm quy định hướng dẫn thực hiện giao dịch điện tử một cách an toàn. Tuy nhiên, sau một thời gian triển khai áp dụng, những dấu hiệu lỗi thời cần được sửa đổi, cập nhật dần lộ rõ, đồng thời cùng với hệ thống văn bản hướng dẫn còn nhiều hạn chế dẫn đến việc sử dụng chữ ký số để thực hiện giao kết Hợp đồng điện tử đến nay vẫn chưa phổ biến. Hệ quả dẫn đến nhiều doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội áp dụng và triển khai hợp đồng điện tử trong hoạt động kinh doanh với đối tác nước ngoài do chưa thể quen với công nghệ này. 

Sau đó, Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số được ban hành nhằm hướng dẫn cụ thể hơn về chữ ký số, đảm bảo của giá trị của chữ ký số đối với giao dịch Hợp đồng điện tử.

Các cách thức giao kết hợp đồng thương mại điện tử (theo thứ tự phổ biến giảm dần) hiện nay tại Việt Nam:
- Giao dịch bằng hình thức bán-bán: phương thức ký kết bằng chữ ký sống trên văn bản và giao dịch bằng tệp pdf hoặc tệp hình ảnh của hợp đồng.
- Giao dịch bằng fax/email với ký hiệu mật trên chứng từ gửi qua fax hoặc mật khẩu file đính kèm email theo quy ước thỏa thuận giữa các bên.
- Giao dịch thông qua chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Digibank CMS- Sample image floating

Mặc dù giao kết bằng thông qua chữ ký số được đánh giá là an toàn, tiết kiệm thời gian, chi phí và được khuyên dùng trong thời điểm hội nhập nhưng vẫn nhiều bên lựa chọn sử dụng phương thức giao dịch còn lại vì vẫn còn hoài nghi về mức độ bảo mật và không muốn thay đổi thói quen vốn có. Chính điều này mang lại một số rủi ro mà doanh nghiệp Việt Nam có thể mắc phải và thực tế đã bị thiệt hại khi giao dịch hợp đồng không sử dụng chữ ký số:
- 1 bên phủ nhận hợp đồng: cho rằng thư điện tử có thông điệp dữ liệu của hợp đồng không do họ gửi (đối với đuôi gmail, yahoo, hotmail … không có tên miền đăng ký của công ty) mà bên kia không có bằng chứng hữu hiệu để chứng minh ngược lại.
- 1 bên cho rằng 1 phần nội dung hợp đồng đã bị thay đổi.
- 1 bên cho rằng người gửi thư điện tử là người không có thẩm quyền: hợp đồng được gửi bởi nhân viên phụ trách thay vì người có thẩm quyền ký Hợp đồng.
- 1 bên cho rằng thư điện tử được gửi đến cho người không có thẩm quyền: hợp đồng được gửi đến nhân viên phụ trách thay vì người có thẩm quyền ký Hợp đồng.


Để tránh khỏi các rủi ro nêu trên, ngoài việc thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt quy trình ký kết hợp đồng, các doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc giao kết hợp đồng bằng chữ ký số - các thức đơn giản, hiệu quả và đảm bảo an toàn.

Lý do doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Doanh nghiệp Việt Nam hiện có thể tin tưởng vào sự an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý của chữ ký số trong giao dịch khi pháp luật Việt Nam công nhận tại các văn bản quy phạm pháp luật như Luật giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Các chữ ký số được cấp Giấy chứng nhận của Trung tâm chứng thực quốc gia NEAC công nhận mới được sử dụng tại Việt Nam đều được đảm bảo những yêu cầu sau (tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể được quy định tại Thông tư 16/2019/TT-BTTTT):Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.  

Digibank CMS- Sample image floating

Ưu điểm nổi bật của chữ ký điện tử là chứng minh, xác thực giao dịch dễ dàng hơn so với việc ký kết Hợp đồng trên giấy thông thường hoặc ký kết Hợp đồng điện tử không qua chữ ký số. Điều này là do các hợp đồng điện tử được ký kết bằng chữ ký điện tử có chứa khả năng truy xuất nguồn gốc kỹ thuật số của nó, tại thời điểm ký, dấu thời gian và địa chỉ IP của các bên ký kết đều được lưu lại. Ngoài ra, chữ ký số dựa trên Cơ sở hạ tầng khóa công khai (Public Key Infrastructure - PKI), hợp đồng được tạo hash (hàm băm) và ký bằng cặp khóa mã hóa không đối xứng. Do đó, tính toàn vẹn của hợp đồng được bảo vệ tối đa, chỉ một thay đổi nhỏ trong hợp đồng, ví dụ: thay đổi dấu phẩy, một điểm hoặc khoảng trắng, sẽ tạo ra một giá trị băm khác cho thấy rằng một thay đổi đã xảy ra. Điều này có nghĩa là bất kỳ hành vi giả mạo hoặc sửa đổi nào được thực hiện sau khi hợp đồng đã được ký kết bằng chữ ký số đều sẽ lộ ra. Do đó, chữ ký điện tử có thể đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu được ký điện tử và cung cấp sự yên tâm cho người ký.

Chữ ký số cho phép người dùng điện tử hóa mọi loại văn bản, tài liệu, chứng từ giấy để ký số trực tiếp trên thiết bị. Như vậy, không chỉ thao tác in ấn được giản lược mà việc trình ký, trao đổi hợp đồng, tài liệu trực tiếp cũng được tối giản để tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người gửi và người nhận văn bản. 

Các doanh nghiệp tại EU-27 hơn chúng ta hàng chục năm về công nghệ số. Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số không còn là điều xa lạ đối với các doanh nghiệp này. Áp dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp Việt Nam giao kết hợp đồng được với các nước này được nhanh chóng, an toàn và chính xác hơn. 

Vào thời điểm Việt Nam tích cực hội nhập, tham gia vào các hiệp định tự do thương mại như EVFTA lần này, các doanh nghiệp cần phải nhanh chóng thay đổi, từ bỏ thói quen cũ để tìm đến các giải pháp hiện đại và hiệu quả hơn. Xác lập hợp đồng điện tử chỉ là một phần nhỏ trong việc hợp tác giữa các doanh nghiệp nhưng có thể hỗ trợ hiệu quả hơn nữa các doanh nghiệp Việt Nam trong việc tiếp cận thị trường nước ngoài một cách nhanh chóng, chính xác và nâng cao tỷ lệ ký kết thành công các hợp đồng giao thương. 

-----

Tham khảo:

1. Luật Giao dịch điện tử 2005

2. Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT 16/2019/TT-BTTTT quy định Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa.